Editing Janurary 2019 Meeting Minutes

Meeting Minutes Januari 06-01-2019
 Notulist: Miep
 
 1. Welkom door Voorzitter en Penningmeester.
 
 Roy geeft aan de agendapunten verzameld te hebben en zal gaan notuleren tijdens deze vergadering. David wil voordat het officiele gedeelte van de vergadering begint nog even wat feedback vanuit de deelnemers aangaande onze nieuwe bestuursformatie ventileren. Dit om zo transparant mogelijk te communiceren.
 
 		* Besloten is om een korte discussiemogelijkheid te hebben voordat de agendapunten behandeld worden omdat dit van belang is voor het verwachtingsmanagement richting bestuur en de deelnemers van Pixelbar.
 
 	-	David geeft aan dat er een vermoeden is onder de deelnemers dat Elmar mogelijk last kan krijgen van een persoonlijk belang wat mogelijk niet in het voordeel van Pixelbar is. De reden hiervoor is dat Elmar dicht betrokken is bij Milliways. Als voorbeeld word gesteld dat bij een evenement er bepaalde apparatuur / diensten door Milliways gebruikt worden waar Pixelbar hierop ook aanspraak wil kunnen maken.
 
 		- Elmar geeft aan dat dit voornamelijk om te opslag van spullen gaat. Ook geeft hij aan dat Pixelber ten alle tijde vrij is om evenementen buiten Milliways om.
 		- Tim vraagt wat de rol van Elmar bij Milliways is, Elmar geeft aan dat hij de (mede)-oprichter van Milliways is.
 		- Eddie geeft aan de rol van Elmar te willen evalueren, Dit stond echter al op de agenda.
 		- Roy snapt waar de opmerkingen vandaan komen, maar ziet niet in waarom dat persé een issue moet zijn. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld het gezamelijk gebruik van de Dome-tent. Echter is hiervan het eigenaarsschap duidelijk dus is dit geen discussiepunt, en zo is dat voor alle eigendommen van Milliways en Pixelbar. Mocht er echt een issie opduiken, dan zal het bestuur van Pixelbar hierover een stemming doen.
 
 		* Besloten is dat we hier op dit moment geen verdere discussie over voeren. Er is voldoende aannemelijk gemaakt dat er altijd met een kort overleg uitgekomen moet worden.
 
 	-	David geeft aan dat er vermoedens zijn van overnachtingen in de space.
 		- Elmar geeft aan dat hij eerder de space heeft verlaten dan een bezoeker. Echter had de bezoeker een airbnb geregeld met alle faciliteiten. Er kan niet bewezen worden dat er in de space geslapen is.
 		- Tim maakt kenbaar dat er niet overnacht mag worden in de space. De regels zijn duidelijk. Overnachten in de space mag niet van de Keilewerf vanwege mogelijk brandgevaar.
 
 		* Besloten is de regels omtrent overnachten nog verder te verduidelijken in de huisregels. Hiervoor is verderop in de vergadering een agendapunt opgesteld.
 
 	-	David merkt op dat Roy vaak afwezig is, en stelt hierbij vragen over de verantwoordelijkheid van bestuursleden.
 
 		- Roy zegt dat dit klopt omdat er meerdere zaken zijn die tijd vragen van hem. Wel is Roy het ermee eens dat het hebben van een bestuurstaak ook met verantwoordelijkheden komt.
 
 		Er volgt een korte discussie, uitkomst hiervan is dat er een set van minimale eissen opgesteld dient te worden. en dat er verwachtingen zijn aan het bestuur.
 
 	-	David geeft aan dat het misschien handig is als zowel Elmar als Roy niet in het bestuur zitten. Dit heeft nogsteeds een oneven bestuur en verwijderd overhead. 
 		Tim neemt hierin geen standpunt.
 		De rest van de leden van het bestuur stellen dat dit geen wenselijke situatie is.
 
 		* Besloten is dat er meer gecommuniceerd moet worden binnen het bestuur ( aangedragen door Tim )
 
 	- Er volgt een discussie over dienstverlening en projecten binnen Pixelbar, hierin worden meerdere zaken besproken. De belangrijkste punten hieronder.
 
 		* Besloten is dat er een lijst met "kritische infrastructuur" moet komen zoals de doorduino. 
 		* Keilewerf heeft de netwerkdienstverlening ondergebracht bij Pixelbar. Om deze reden kan niet iedereen zomaar overal op inloggen. Echter als er geinteresseerde deelnemers zijn dan valt hier zeker over te praten.
 
 Om 21:30 word verdergegaan met de eerder opgegeven punten.
 
 2. Vaststellen agenda.
 
 De agenda is voorgesteld door Roy middels een pinned message op slack, en bestaat uit de volgende punten:
 
 	* Rolverdeling bestuur bespreken
 	* Overdragen penningmeesterschap
 	* afronden boekjaar 2018
 	* bespreken vergaderstructuur ( plannen datum volgende vergadering )
 	* Huisregels Pixelbar
 	* Helpscout ( mailbox bestuur@pixelbar.nl)
 
 Besloten is om toe te voegen:
 
 	* Website Pixelbar ( Tim )
 	* Projektantrage CCC ( Elmar )
 
 3. Rolverdeling bestuur bespreken
 
 Omdat het bestuur vanaf heden uit 5 leden bestaat, dienen we te definieren wie waarvoor verantwoordelijk is. Er zijn 3 primaire bestuursfuncties, te weten; Voorzitter, Penningmeester en Secretaris.
 
 Door middel van een rondvraag en stemming word het volgende besloten;
 
 	- Voorzitter: David van Leeuwen ( verkiesbaar gesteld, door het gehele bestuur herkozen)
 	- Penningmeester: Edwin Verheul ( reeds verkozen a.d.h.v. openstaande bestuursvacature. Door het gehele bestuur geaccepteert)
 	- Secretaris: Tim Wijers ( positie verkiesbaar gesteld, Tim is gekozen door het gehele bestuur)
 
 Verduidelijking van verwachtingen bestuursleden;
 
 	- Roy: Algemeen bestuurslid. Documenteren van infrastructuur, Overdragen penningmeesterschap.
 	- Elmar: Algemeen bestuurslid.
 
 4. Overdragen penningmeesterschap.
 
 	Omdat het penningmeesterschap over dient te gaan naar de nieuw verkozen penningmeester, dient hier een overdracht in plaats te 	vinden. Er is overeengekomen dat deze overdracht, en het formaliseren van de functie van penningmeester richting Edwin zal plaatsvinden op 1 Februari.
 
 Actiepunt: Roy+Edwin: Meeting inplannen om alle informatie over te dragen aan Edwin.
 
 5. Afsluiten boekjaar 2018.
 
 	Er word op 1 Februari een jaarafsluiting gepresenteerd aan het bestuur ter afsluiting van 2018.
 
 6. Bespreken vergaderstructuur.
 
 Aangezien er behoefte is aan meer structuur in bestuursvergaderingen word besloten om per direct de datum voor de volgende bestuursvergadering vast te zetten.
 
 	- Er is gekozen om de volgende bestuursvergadering te houden op 6 Februari om 20:30.
 	- Er worden al direct punten aangedragen voor de volgende bestuursvergadering, te weten:
 
 		* Afsluiten boekjaar 2018 formaliseren. ( Roy )
 		* Formaliseren overgang penningmeesterschap ( Roy )
 		* Evaluatie Freshdesk ( helpscout / mailplatform )
 		* ANBI Status & Belastingstatus ( David )
 
 7. Huisregels van Pixerbar.
 
 Pixelbar heeft vanaf de start huisregels. Hierin staan de standaard zaken opgesomt. Er worden vragen gesteld bij het functioneren van deze huisregels. Tevens word er opgemerkt dat de huisregels niet direct zichtbaar/vindbaar zijn voor onze deelnemers / bezoekers.
 
 	-	David geeft aan dat het een idee kan zijn om een Code of Conduct te gaan gebruiken, Zijn voorstel is om te kijken naar de "Be excellent to eachother" CoC van Noisebridge Hackerspace (San Francisco).
 	-	Tim geeft aan dat we moeten evalueren of de regels nog voldoen aan onze verwachtingen van Pixelbar
 
 Actiepunt David: David maakt een voorstel met nieuwe/herziene huisregels.
 
 8. Website Pixelbar.
 
 Op dit moment zijn er meerdere bronnen van publiek beschikbare informatie bij Pixelbar. De huidige website heeft voor en nadelen. 
 
 Er volgt een korte discussie, hieruit komen de volgende punten;
 
 	* De website moet toegangelijk zijn voor alle groepen van de samenleving.
 	* De website moet geupdate kunnen worden door members.
 	* Mogelijk moet de frontpage wel afgeschermd worden van wijzigingen door iedereen.
 	* Er dient een open discussie te komen met de deelnemers over de website.
 
 9. Projektantrage CCC
 
 De CCC heeft aangegeven niet akkoord te gaan met de voorgestelde projektantrage van Elmar. Reden hiervoor is, dat zij vermoeden dat de voorgestelde lijst met tools niet door de gehele stichting gedragen word. Elmar heeft een officiele uitspraak van het bestuur nodig om de antrage door te kunnen zetten.
 
 	* Besloten is dat het gehele bestuur akkoord gaat met de voorgestelde projectantrage. Er is door Elmar, Pim en Jim gekeken naar wat er nodig is voor de hackerspace. Hiermee is er een goed beeld geschets van de behoeften van de deelnemers van Pixelbar.
 
 10. Rondvraag ( WVTTK )
 
 	-	David: ANBI status, Hoe gaan we hiermee om.
 		* Er word besloten om de ANBI status op de agenda voor de volgende vergadering te zetten.
 	-	Tim: Bstuursprojecten afstemmen. Voorstel is om in Q1 het bestuursproject "vorming bestuur" te hebben. Een voorstel voor een Q2 project kan bijvoorbeeld de ANBI status zijn.
 		* Er word besloten om in Q1 "vorming bestuur" als bestuursproject te hebben. Het project voor Q2 word later bepaald.
 	-	Tim: Club mate is bijna op.
 		* Elmar geeft aan binnenkort in contact te gaan treden met Rabe om e.e.a. te regelen ( actiepunt )
 	-	Tim:  Hoe gaan we om met de inhoud van de bar.
 		* Besluit hierover word later genomen in overleg met accountant.
 	-	Elmar:  Mate renewal.
 		* Reeds besproken bij punt Tim. 
 	-	Elmar: Beer @ Pixelbar, willen we drank faciliteren vanuit Pixelbar.
 		* hier moeten we het op een later moment beter over gaan hebben. Op dit moment word gesteld dat drank niet vanuit pixelbar gefaciliteerd zou moeten worden maar vanuit de deelnemer zelf.
 	-	Roy: Belastingstatus. Wat doen we hiermee.
 		* Er word een agendapunt voor de volgende meeting gemaakt.
 
 11. Actielijst
 
 De actielijst is opgesteld uit punten waarover tijdens deze vergadering gepraat is, en is als volgt bepaald;
 
 	* David: Zorg ervoor dat alle bestuursleden bij de Trello-Boards kunnen.
 	* David: Oude huisregels op Trello zetten, Nieuwe huisregels ter inzage op Trello plaatsen.
 	* David: Uitzoeken of we een tapvergunning nodig hebben.
 
 	* Roy: Accounts op helpdesksysteem aanmaken zodat de "bestuur@" mailbox gelezen kan worden.
 
 	* Roy & Eddie: Afspreken datum overdracht van financiele informatie (22 Januari 17:00)
 
 	* Eddie & Tim: Voorstel maken om publieke dienstverlening op een hosted omgeving te plaatsen (transip)
 
 	* Elmar: Projectantrage afronden met CCC.
 	* Elmar: Mate regelen voor in de space (Rabe)
 
 12. Laatste korte zaken.
 
 Er zijn nog een 2-tal punten waar Pixelbar iets mee dient te doen, Deze worden kort besproken.
 
 	1. Er komen 2 open dagen aan, te weten 9 Februari ( open dag Keilewerf ) en 30 Maart ( open dag NL Hackerspaces).
 		* De open dag van 9 Februari word al getrokken door een aantal deelnemers.
 		* Elmar geeft aan dat hij zijn verjaardag wenst te vieren op 8 Februari. Hij geeft te kennen dat hij de space netjes achter zal laten.
 
 	2. Op Hackerhotel is ruimte om een village te hebben. Gaan we hier wat mee doen?
 		* Roy geeft aan hiervoor geen tijd te hebben.
 		* David geeft aan een presentatie te geen en zichzelf niet te willen binden aan 1 locatie op het event.
 		* Als hier vanuit de members behoefte aan is, kan het door de members opgepakt worden.
 
 13. Afsluiting.
 
 Het was een erg lange vergadering, Iedereen heeft 3 uur aandachtig deelgenomen aan een aantal belangrijke punten om sturing te geven aan het bestuur en Pixelbar. Iedereen word bedankt voor de aanwezigheid.