Board:2019:MM-Februari

Meeting Minutes Board meeting 09-02-2019

Notulist: Miep
1. Welkom door Roy

Er word kort verteld door Roy dat Eddie niet aanwezig zal zijn in verband met een unieke gebeurtenis bij de studievereniging waarvan hij bestuurs(lid) geweest is. Hij word verkozen tot erelid en hiervoor was de datum onwijzigbaar.

2. Vaststellen agenda.

De agenda is voorgesteld door Roy, een aantal punten zijn aangevuld. De agenda is als volgt;

	*	Actielijst vorige vergadering bespreken
	*	Accorderen notulen vorige vergadering
	*	Voorzitterschap Pixelbar
	*	Communicatiekanaal Bestuur
	*	Tracking Kanaal
	*	Mentaliteit binnen Pixelbar
	*	Financiele afronding 2018
	*	Overdracht Penningmeesterschap
	*	KVK
	*	###### (Privacygevoelig)
	*	Mate rekening
	*	ANBI Status
	*	Volgende Vergadering

3. Actielijst vorige vergadering.

Tijdens de vorige vergadering zijn een aantal acties uitgezet. Deze staan hieronder beschreven plus een korte omschrijving van de status van deze punten.

	* David: Zorg ervoor dat alle bestuursleden bij de Trello-Boards kunnen. (Dit is gedaan)
	* David: Oude huisregels op Trello zetten, Nieuwe huisregels ter inzage op Trello plaatsen. (Het voorstel voor de nieuwe huisregels is verplaatst naar de Wiki en is een Work-in-Progress)
	* David: Uitzoeken of we een tapvergunning nodig hebben. (Punt was niet bekend bij David. Dit is mogelijk afhankelijk van of Revbank een bezoekersinitiatief is, of dat dit door pixelbar gerund word. Besloten nu te parkeren) 

	* Roy: Accounts op helpdesksysteem aanmaken zodat de "bestuur@" mailbox gelezen kan worden. (Dit is gedaan)

	* Roy & Eddie: Afspreken datum overdracht van financiele informatie (22 Januari 17:00) (Dit is een week later gebeurt ivm ziekte) 

	* Eddie & Tim: Voorstel maken om publieke dienstverlening op een hosted omgeving te plaatsen (Dit word naar de volgende bestuursvergadering geschoven)

	* Elmar: Projectantrage afronden met CCC. (Dit word naar de volgende bestuursvergadering geschoven, CCC was te druk met het congress)
	* Elmar: Mate regelen voor in de space (Rabe) (Dit is gedaan)

* Accorderen Notulen vorige bestuursvergadering.

Tijdens de laatste bestuursvergadering zijn er notulen opgesteld door Roy, Deze zijn ter inzage naar de overige bestuursleden gezonden. Er word gevraagd of iedereen akkoord geeft op de correctheid van de notulen.

	* Alle aanwezige leden geven aan dat de notulen akkoord zijn. Eddie heeft niet aangegeven dat hij niet akkoord is.

	* Er word door Tim geopperd dat we mogelijk onze notulen niet publiek beschikbaar moeten stellen, en deze misschien zelfs naar een member-only omgeving te verplaatsen.
		-	Elmar geeft aan dat de mediawiki hier mogelijk niet de juiste methode voor is, gezien dat het verbergen/afschermen van paginas soms stuk gaat bij upgrades.
		-	David, Roy geven aan geen problemen te hebben met de transparantie van het bestuur.

		* Besloten word de notulen wel op de wiki te plaatsen, met dien verstande dat;

		-	Het bestuur kan te alle tijden besluiten dat sommige informatie niet geschikt is voor publicatie in de notulen. Er zal, mits informatie niet geschikt is voor publicatie een zwarte balk geplaatst worden over de notulen. Dit dient te gebeuren op een manier die niet omkeerbaar is. De originele notulen blijven in beheer van het bestuur.

* Voorzitterschap Pixelbar.

David geeft aan te willen stoppen met het bestuur, en daarmee dus ook met het voorzitterschap. De reden hiervoor is dat Pixelbar veranderd, en hiermee ook de wensen en eissen die aan het bestuur en haar leden gesteld worden. David geeft aan in de toekomst mogelijk niet meer voldoende tijd beschikbaar te hebben voor bestuurszaken bij Pixelbar.

	*	Het voorzitterschap gaat beschikbaar komen. Er word geen harde datum gezet op deze actie. David heeft geen acute haast met het verlaten van het bestuur.

* Communicatiekanaal Bestuur.

Tim geeft aan dat Slack mogelijk niet het juiste kanaal voor bestuurs-communicatie is, Reden hiervoor is dat er laat of niet gereageerd word op de stellingen en vragen in dit kanaal. 

	* Onderliggende vraag is, wat de verwachtingen van de bestuursleden naar elkaar zijn als het gaat om bestuurszaken.
		-	Als voorbeeld word het issue met de Keilewerf gegeven van 2 Februari, waarbij Keilewerf aangegeven heeft dat er door deelnemers van Pixelbar een bank bij het afval gezet is zonder afspraken hierover met de Keilewerf.

	* Voorstel: Laten we Slack met zijn allen beter gaan gebruiken dan dat we dat tot nu toe deden. Bij dringende zaken is er altijd nog de telefoon.

* Tracking Kanaal.

Het Trello Board wat tijdens de laatste vergadering ge-her-introduceerd is door David past op dit moment niet helemaal bij de werkwijze van het bestuur. 

	* Het Trello Board heeft enige aandacht en herinrichting nodig om beter aan te sluiten bij het bestuur.

* Mentaliteit binnen Pixelbar.

Er word door Tim geopperd dat de mentaliteit binnen Pixelbar niet goed is. Er heerst een "fix-het" mentaliteit die ertoe leidt dat sommige deelnemers zonder enige structuur wijzigingen maken aan (kritische)-infrastructuur van Pixelbar.

	* Er ligt reeds een voorstel voor nieuwe huisregels. Tim geeft aan dat het geadviseerd word om hierin ook aan te sturen op meer structuur. Op dit moment weten deelnemers ook niet wat er van hen verwacht word. Structuur zal hier meer rust in geven.

* Financiele Afronding 2018.

De huidige penningmeester (Roy) heeft samen met de nieuwe penningmeester (Eddie) een overdracht ingezet van de lopende zaken. Onderdeel hiervan was het financieel overzicht van 2018 opleveren.

	*	Pixelbar staat er goed voor, 2018 was een jaar met ongeveer evenveel inkomsten als uitgaven.
	*	In 2019 wil Pixelbar verder gaan groeien. Hiervoor is zijn meer nieuwe deelnemers nodig. Het target word gesteld op 1 nieuwe deelnemer per maand.

* Overdracht Penningmeesterschap.

Tijdens de meeting tussen huidige en nieuwe penningmeester heeft Eddie aangegeven de rol van penningmeesterschap op zich te kunnen en willen nemen gezien de aangeleverde informatie. Er is echter nog een afhankelijkheid met een inschrijving bij onze bank. Om dit te regelen dient de KVK registratie bijgewerkt te worden. Hiervoor is het volgende agendapunt op de agenda gezet.


* KVK Registratie bijwerken.

De uitbreiding van het bestuur moet officieel vastgelegd worden bij de KVK. Er komt een actiepunt voor David dat hij opnieuw de benodigde formulieren beschikbaar stelt aan de nieuwe bestuursleden en deze ASAP inlevert bij de KVK.

* (Privacygevoelig) ######, ####### ### ####### ## ######## ####.

####### ## ######### #### ## ## ### ####### ############# ### ########## ###### ### #####(######) ## #### ######## ####. ############### ######## ## ######### #### ###. ### ############### #### ####### ### ## ######### ##### ### ### #######. ## #### ######## ### ######## ### ### ####### ## #### ###### ######## ### ## #######.

	* #####: ##### #### ########## ##### ##### ########## ##### ### ######. "###### ## #### ###### ####,...". ##### ##### ### ### ###### ############ ########### ## ######### ########## ########. ### ## #### ######, ##### ##### ### ########## #####. ###### ##### ######## #### ######### ### ########## ### ###### ## ###ë. ### ############# ##### ## ##### ### #######. ###### ##### ##### ### ### ###### ### ### ## ####### ########## ## ### ######## ### #### ####### ##### #### #.#. ### ####### ### ######## ## ###### ####### #####.

	* ###: ### ## ### ######### ####, #### ## ###### ######### ###### #### ###### ##########. ###### ## ### ##### ######, #### ### ## #### #########.

	* #####: ###### ## ### ####-######### ##########. ### ## ####### ####### ### ##### ### ### ###### ### #### #### ########### #####, ## ### ### ###### ####### ############ ###### #### ######## #### #####. ###### ##### ##### ## ### ## ### #### ###### ######### ## ### ########## ############# ## ##########.

	* ###: ##### ### ### ### ### ##### ########### ## ### ### "#### ###### ##### ######" #########. ###### ## ### ####### ####### ## ### ######## #### ### ######### ## #### ############ ## ######## #########.

	## #### ####### #### ## ######### ######. ############ #### ######## ### ##### ### ###### #### ######, ## ### ########### ###### ## ######### ###### ### ### ####### #### ######. ###### ## ### ### "####### ############" ###### ## #### ### ## ###### ##########. ### ### ######## ####### #### #### ####### ### ######## #######.

* Mate rekening.

Als gevolg van het actiepunt van Elmar heeft hij voor +- 1600 euro mate ingekocht deze rekening ligt bij Pixelbar. David heeft reeds 1243 Euro betaald aan Elmar vanuit de kas. Er dient nog 452 euro aan Elmar betaald te worden.

	* Elmar geeft aan dat er geen spoed is bij deze terugbetaling. Eventueel kan e.e.a. sneller geregeld worden als we de complete kratten die verkocht worden gebruiken om de rekening te vereffenen.

* ANBI Status.

Tijdens de vorige vergadering gaf David aan een presentatie over ANBI status te gaan geven. De presentatie word uitgesteld tot de volgende vergadering wanneer iedereen aanwezig is. Wel heeft David reeds een presentatie online gezet in het bestuurskanaal.

* Volgende vergadering.

Er word voorgesteld om een vergaderstructuur te bedenken voor bestuursvergaderingen bij Pixelbar. Ook dient er voor de volgende meeting een datum vastgesteld te worden.

	*	Er liggen 2 voorstellen om de bestuursvergaderingen te plannen in de toekomst. Dit zijn;

		1. De eerste woensdag van de maand bestuursvergadering, Plenum verplaatsen naar de 2e woensdag van de maand. Er kunnen dan lopende bestuurszaken in het plenum ingebracht worden.
		2. De bestuursvergadering combineren met de Plenums. De vraag is echter of dit wenselijk is.

	* De datum voor de volgende bestuursvergadering word vastgesteld op 6 Maart 2019 om 20:00u.

* Rondvraag.

	* Tim:
		1. Tim wil deelnemers een formulier laten ondertekenen wanneer zij een sleutel krijgen. Met het tekenen van dit formulier heeft Pixelbar een juridisch bewijs van deelname. Ook kan in de sleutelovereenkomst een stukje acceptatie van onze huisregels zitten.
		2. Er dient een enquete gedaan te worden onder alle deelnemers van Pixelbar. In deze enquete willen we vragen wat onze deelnemers van de hackerspace vinden, en wat er mogelijk moet veranderen.
		3. We hebben een fatsoenlijke kluis nodig in de space. Hierin komen alle sleutels, tags en andere belangrijke zaken te liggen. Alle bestuursleden dienen een sleutel te hebben van deze kluis.
			- Elmar geeft aan dat we hiervoor Jos Weijers moeten benaderen. Jos is van Toool en heeft connecties met leveranciers van fatsoenlijke materialen. we kunnen mogelijk een deal maken met Jos a.d.h.v. een zak met sloten welke Jos gespot heeft bij de Keilewerf. Actiepunt Elmar: Contact Keilewerf over deze sloten. Actiepunt Roy, Tim: Contact Jos Weijers op HackerHotel over een kluis.
		4. Tim geeft aan dat de deelnemers een verzoek hebben om krachtstroom te gaan ontsluiten bij Pixelbar teneinde meer vermogen beschikbaar te hebben.
			- Roy haakt hierop in, Dit is in het verleden besproken met de Keilewerf. Zij geven aan dat dit diverse kosten met zicht meebrengt, te weten;
			1. Eenmalige aansluitkosten (nieuwe kabel, vervangen groepenkast enz.).
			2. Verhoogd vastrecht. (Huurders krijgen standaard 1x16a groep).
			3. Het verbruik zal bemeterd gaan worden bij krachtstroom aansluitingen.
				-	Actiepunt Roy: Plaatsen eigen tussenmeter bij Pixelbar om verbruik inzichtelijk te maken.

	* David:
		David geeft aan geen punten te hebben voor de rondvraag.

	* Elmar:
		1. Stelt voor om een "teambuilding" dag te organiseren in zijn appartement in Oostenrijk. Eventueel met partners. Lotte zal zoiezo meegaan.
		2. Het Keilewerf contract met Gemeente Rotterdam is verlengd tot 2020.

	* Roy:
		1. Kosten servicekosten van Keilewerf worden binnenkort bekend gemaakt voor 2019. Er komt een inspraak moment. Laten we proberen hierbij aanwezig te zijn vanuit Pixelbar.
		2. Slack is opgeruimd. Er kwamen klachten dat we over onze 10.000 berichten limiet heengingen. Als gevolg hiervan zijn alle ongebruikte/onnodige kanalen eens tegen het licht gehouden en opgeruimd.


* Actielijst.

	Elmar: Dient terugbetaald te worden voor de mate.
	Roy: Dropbox toegang tot administratie regelen voor overigen bestuursleden.
	David: KVK inschrijving regelen.
	Elmar: Contact opnemen met de Keilewerf aangaande een zak met sloten, Deze kunnen dan mogelijk geruild worden met Jos voor een goede kluis.
	Roy: Tussenmeter plaatsen bij Pixelbar.
	Tim: Survey uitzetten bij de deelnemers.
	Iedereen: Wiki doorlezen. Hierop staan voorstellen voor nieuwe huisregels.
	Roy & Tim: Contact met Jos Weijers opnemen bij HackerHotel aangaande een kluis voor Pixelbar.
	Eddie & Tim: Voorstel maken om publieke dienstverlening op een hosted omgeving te plaatsen.
	Elmar: Projectantrage afronden met CCC.